Главная / Блог / Свой таск-трекер вместо Asana

Свой таск-трекер вместо Asana: как команда переехала за две недели и перестала платить за воздух

Это кейс нашего клиента — торговой компании на 25 человек. Четыре года они жили в Asana, и всё было хорошо, пока однажды финдир не положил на стол простой расчёт. Дальше расскажу, что в нём было, как проходил переезд и — обязательно — в каких случаях повторять за ними не надо.

Точка кипения: расчёт финдира

Asana Starter в 2026-м стоит около 11 долларов за человека в месяц. На 25 сотрудников это примерно 3 300 долларов в год — свыше 300 тысяч рублей с учётом курса и оплаты через посредников (само по себе отдельное приключение). За четыре года набежало больше миллиона.

Сумма неприятная, но терпимая — если бы её платили за то, чем пользуются. Мы сделали аудит: выгрузили статистику действий команды за квартал и посмотрели, какие функции реально трогают.

• Задачи, статусы, исполнители, дедлайны — ежедневно, все 25 человек.
• Доски и календарь — ежедневно, половина команды.
• Комментарии и вложения — ежедневно.
• Порт­фели, цели, тайм-трекинг, автоматизации, отчёты Asana — не открывал никто за три месяца.

Итого команда стабильно использовала около 20% продукта. Оставшиеся 80% — те самые функции, ради которых тариф стоит своих денег в энтерпрайзе, — были воздухом. Дорогим.

Три пути и почему выбрали средний

Вариантов было три, и у каждого честные минусы:

Выбрали третий путь: зрелое open-source ядро (задачи, доски, комментарии — всё это давно решено сообществом) плюс две недели наших доработок под процессы клиента: роли под их структуру отделов, шаблоны повторяющихся задач и уведомления в Telegram вместо почты, которую никто не читает.

Миграция: как не потерять четыре года истории

Самый частый страх при переезде — «утонут задачи». Обоснованный: в Asana лежало около 12 тысяч задач с комментариями, вложениями и связями. Руками такое не переносится.

Поэтому переезд выглядел так:

1. Экспорт через API. Скрипт выгрузил всё: проекты, задачи, подзадачи, комментарии, вложения, исполнителей, дедлайны.
2. Маппинг полей. Таблица соответствий «поле в Asana → поле в новом трекере». Скучный этап, на котором решается всё: где в Asana были теги, в новом трекере — метки; кастомные поля переехали в атрибуты.
3. Тестовый прогон на копии. Перенесли всё в песочницу, дали трём сотрудникам неделю поработать параллельно. Нашли восемь несостыковок — исправили маппинг.
4. Боевой перенос в выходные. В пятницу вечером Asana закрылась на запись, в понедельник утром команда открыла новый трекер со всей историей. Сверка: 12 212 задач выгружено — 12 212 загружено.

Что получили в цифрах

• Подписка: было ~27 000 ₽/мес, стало 0 ₽. Свой сервер — 1 400 ₽/мес.
• Окупаемость проекта переезда: 4 месяца. Дальше — чистая экономия порядка 300 тысяч в год.
• Данные: лежат на сервере компании в РФ. Вопросы «а если вендор уйдёт/заблокирует/поднимет цены» закрыты навсегда.
• Скорость: уведомления в Telegram вместо почты сократили время реакции на задачу — по ощущениям команды, заметно; честного замера «до» у нас, увы, нет.

Обратите внимание на последний пункт: я специально оставил его без круглой цифры. Не всё в кейсах измеряется, и когда в чужом кейсе измерено всё до процента — это повод присмотреться.

Когда так делать не надо

Свой трекер — не универсальный совет. Не переезжайте, если:

• Вас меньше десяти. Подписка на маленькую команду дешевле любого переезда. Точка окупаемости — примерно 12–15 платных мест.
• Вы реально используете глубокие функции — цели, портфели, ресурс-планирование. Тогда вы платите не за воздух, и open-source аналоги вас разочаруют.
• Некому владеть сервером. Свой трекер — это чьи-то полчаса в месяц: обновления, бэкапы. Если этих полчаса нет и не будет даже на аутсорсе — оставайтесь в облаке.

Чек-лист перед решением

1. Выпишите, сколько платите за все SaaS-подписки в год. Не в месяц — в год, цифра другая на вкус.
2. Выгрузите статистику: какими функциями команда пользовалась за квартал.
3. Если используете меньше трети — посчитайте стоимость переезда и точку окупаемости.
4. Окупаемость меньше года — считайте всерьёз, меньше полугода — действуйте.